Компенсация за использование личного имущества

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей: "Компенсация за использование личного имущества". В статье собрана полная тематическая информация и вы получите ответы на большинство возможных вопросов. Если интересуют нюансы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Читайте так же:  Какие нужно предоставить документы при возврате товара

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Начислена выплата служащему 73 51 4000
    Компенсация отражена в расходах 44 73 4000
    Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500

    Недостатки компенсации по фиксированной ставке

    Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

    [3]

    Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
    3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

    Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

    Компенсация за использование личного имущества

    И.В. Артемова,
    главный бухгалтер, консультант

    Государственные (муниципальные) учреждения могут выплачивать своим работникам, чьи служебные обязанности связаны с постоянными разъездами, компенсации за использование личного автомобиля. Также могут выплачиваться компенсации за использование иного личного имущества работниками. Порядок учета таких компенсаций различается в бухгалтерском (бюджетном) и налоговом учете, о чем мы и расскажем в настоящей статье.

    Трудовой кодекс о компенсациях

    Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    Наиболее распространены компенсации работникам за использование личных автомобиля для служебных поездок и мобильного телефона. Встречаются также случаи выплаты компенсации за использование личного ноутбука или компьютера, другой оргтехники и т. д.
    Компенсации могут выплачиваться работникам учреждения за счет бюджетных средств (или средств субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания) или за счет приносящей доход деятельности. Предельные размеры компенсаций различаются в зависимости от источника финансирования.

    Компенсации в бухгалтерском (бюджетном) учете

    При выплате компенсаций за использование личного автомобиля учреждениями необходимо руководствоваться нормами действующего до сих пор приказа Минфина России от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее — Приказ № 16н).
    Согласно Приказу № 16н предельный размер месячной компенсации в зависимости от марки автомобиля составляет:

    Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц (руб.)
    ЗАЗ 116
    ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148
    АЗЛК, ИЖ 173
    ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221
    Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91

    Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

    В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
    Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
    Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

    Налог на прибыль: учет суммы возмещения расходов работника за использование личного имущества в производственных целях

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросам налогообложения в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

    1. Согласно статье188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

    Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям статьи 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

    Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 ст. 264 Кодекса.

    2. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

    Читайте так же:  Кому достанется неприватизированная квартира после смерти

    Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

    Таким образом, учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса РФ, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей, в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

    При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

    3. Согласно статье 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов имеют право получать от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, письменные ответы на вопросы, касающиеся применения законодательства Российской Федерации о страховых взносах.

    По вопросу уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты РФ, на которое возложены указанные выше функции.

    Компенсация за использование личного имущества сотрудника

    Многие работники с согласия или ведома нанимателя и в его интересах используют свое личное имущество: инструменты, личный транспорт, оборудование, другие технические средства и материалы. В свою очередь работодатель выплачивает им компенсацию за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Причем размер возмещения расходов договорившиеся стороны определяют соглашением, состав .

    Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

    Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

    В каком случае компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях не облагается НДФЛ

    Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-04-06/22274 рассмотрел вопрос о порядке начисления НДФЛ на сумму компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях. Специалисты ведомства пришли к выводу, что такие выплаты НДФЛ не облагаются. Но только в том размере, который определен соглашением между организацией и сотрудником.

    Чиновники рассуждают следующим образом. По общему правилу компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно — статьи 188 ТК РФ. В ней сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

    С учетом изложенного, авторы письма приходят к следующему выводу. Если имущество используется физлицом в интересах работодателя при выполнении сотрудником обязанностей в соответствии с трудовым договором, то на суммы компенсации (в размере, определенном соглашением сторон) НДФЛ не начисляется. Также авторы письма добавили, что в целях освобождения от уплаты НДФЛ необходимо иметь документы, подтверждающие:

    • принадлежность имущества налогоплательщику;
    • расчет компенсаций;
    • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
    • расходы, связанные с использованием этого имущества.

    Статья ТКРФ 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

    Комментарий к статье 188

    Видео (кликните для воспроизведения).

    1. Ранее компенсация работникам за износ инструментов, принадлежащих им и используемых ими для выполнения трудовых обязанностей, устанавливалась на основании ст. 117 КЗоТ работодателем по согласованию с работником и выборным профсоюзным органом либо размер такой компенсации и порядок ее выплаты устанавливался в централизованном порядке.

    Статья 188 ТК определяет, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.

    [1]

    2. В соответствии со ст. 188 ТК компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.

    3. Статья 188 ТК предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.

    Компенсация за использование имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.

    Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.).

    4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.

    Читайте так же:  Можно ли использовать материнский капитал на ипотеку

    5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.

    6. Статья 188 ТК ничего не говорит о соотношении размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако, поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.

    В настоящее время централизованно установлен только один вид таких компенсаций — на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных учреждений и научным работникам, имеющим ученую степень.

    В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

    7. В соответствии с п. 8 ст. 55 «Закона об образовании» педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается не подлежащая налогообложению ежемесячная денежная компенсация в размере 150 руб. — в образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 руб. — в других образовательных учреждениях. Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом, муниципальных образовательных учреждений — органом местного самоуправления

    Перечень имеющих право на указанную компенсацию педагогических работников образовательных учреждений, помимо тех, которые находятся в ведении Министерства образования РФ, утвержден:

    — Приказом ФАПСИ России от 6 декабря 2001 г. N 354 (БНА. 2002. N 1);

    — Приказом министра обороны РФ от 4 октября 2002 г. N 401 (БНА. 2000. N 41; 2001. N 3);

    — Приказом МЧС России от 23 июля 2001 г. N 331 (БНА. 2001. N 35);

    — Приказом МВД России от 28 июня 2001 г. N 616 (БНА. 2001. N 34);

    — Приказом Федеральной службы налоговой полиции РФ от 24 сентября 2001 г. N 416 (БНА. 2001. N 47).

    Указанная компенсация выплачивается без каких-либо ограничений ежемесячно, включая период ежегодного оплачиваемого отпуска, длительного отпуска педагогическим работникам (см. ст. 335 ТК), период получения пособия по временной нетрудоспособности и прочие периоды, в течение которых за педагогическим работником сохраняется его рабочее место (должность). Совместители должны получать эту выплату в случае, если по основному месту работы они не имеют права на нее.

    Для получения компенсации педагогические работники не должны представлять никаких документов, подтверждающих их расходы на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий (см. письмо Минобразования России от 25 ноября 1998 г. N 20-58-4046/20-4 // Вестник образования. 2000. N 2).

    8. В соответствии с п. 7 Постановления Правительства РФ от 7 мая 1997 г. N 543 (в ред. от 4 августа 2005 г.) «О неотложных мерах по усилению государственной поддержки науки в РФ» для научных работников, имеющих ученую степень и работающих на постоянной основе в научных организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, Российской академии наук и отраслевым академиям наук, установлена ежегодная компенсация в размере 1000 руб. для приобретения научной литературы и оплаты научно-информационных услуг, в пределах средств, выделяемых указанным органам и академиям из федерального бюджета на проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

    9. Предельные нормы компенсаций за использование личного автотранспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения, в настоящее время установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (в ред. от 9 февраля 2004 г.) и составляют при использовании легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц, мотоциклов — 600 руб. в месяц. Если же размер компенсации установлен выше, соответствующие суммы при исчислении налога на прибыль организации в расходы, связанные с производством и реализацией, не включаются.

    Компенсация за использование личного имущества

    И.В. Артемова,
    главный бухгалтер, консультант

    На основании Трудового кодекса РФ государственные (муниципальные) учреждения могут выплачивать своим работникам компенсацию за использование личного имущества в служебных целях. Это касается автомобилей, мобильных телефонов и другого имущества. Размер компенсации устанавливается по соглашению сторон, однако в ряде случаев установлен максимальный или рекомендуемый размер. Кроме того, компенсация нормируется в целях исчисления налога на прибыль.

    Трудовой кодекс о компенсациях

    Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    Наиболее распространены компенсации работникам за использование личного автомобиля для служебных поездок и мобильного телефона. Встречаются также случаи выплаты компенсации за использование личного ноутбука или компьютера, другой оргтехники и т.д.

    Компенсация за личные автомобили

    Трудовой кодекс РФ не устанавливает конкретного или предельного размера компенсаций, однако в ряде случаев такой размер установлен законодательно.

    [2]

    Компенсация федеральным гражданским служащим

    Читайте так же:  Погасить долг материнским капиталом

    Для федеральных государственных гражданских служащих постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 утверждены Правила выплаты денежной компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием (далее — Правила № 563). Предельные значения компенсации для госслужащих установлены в следующих размерах:

    2 400 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
    3 000 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
    1 200 руб. в месяц — за использование мотоциклов.

    Затраты возмещаются служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями. Возмещение затрат осуществляется на основании заявления служащего с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
    Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается работодателем в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

    необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
    времени использования личного транспорта в служебных целях;
    объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

    При этом затраты на ГСМ возмещаются исходя из суммы фактических затрат, подтвержденных документально (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

    Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

    В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
    Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
    Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

    Используем личное имущество сотрудника: Компенсация за использование в служебных целях

    Компаниям иногда удобнее пользоваться личным имуществом сотрудников, нежели приобретать или брать в аренду подобное имущество. В этом случае работник, использующий собственное имущество в служебных целях, получает соответствующую компенсацию от работодателя. При выплате такой компенсации возникают «подводные камни», о которых бухгалтер может и не подозревать.

    Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    В качестве личного имущества сотрудника, которым пользуется компания, обычно выступает автомобиль или мобильный телефон. Сначала рассмотрим вариант с выплатой компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.

    Используем автомобиль сотрудника

    — свыше 2000 куб. см 1500 рублей в месяц.

    Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций (Письмо УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115).
    Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

    Следует обратить внимание на следующий важный момент. По мнению чиновников, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов. Это означает, что затраты на ГСМ, ремонт, возмещаемые сотруднику по представленным им в бухгалтерию документам, фактически учитываться в расходах при налогообложении прибыли не могут, ведь понятно, что эти затраты, учитывая сложившиеся цены на бензин, запасные части для авто, гораздо выше норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ на сегодняшний день.

    Если сотрудник, использующий личный автотранспорт в служебных целях, в каком-то месяце находился в отпуске, командировке или, допустим, болел, то в такой ситуации налоговики не разрешат отнести всю сумму норматива на расходы в целях налогообложения прибыли. В такой ситуации, если организация предпочтет пойти наименее рискованным путем, лучше всего отнести на расходы норматив в той части, что приходится на количество дней нахождения сотрудника на рабочем месте.

    Пример: Торговому агенту, использующему в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя до 2000 куб. см, приказом руководителя установлена компенсация в размере 9000 руб. в месяц. Норматив составляет 1200 руб. в месяц. В период с 1 по 8 февраля 2008 г. торговый агент был в отпуске.
    Рассчитаем ту часть компенсации за использование личного автомобиля, которую организация вправе отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
    Поскольку в феврале 2008 г. 20 рабочих дней, то за один рабочий день сумма компенсации составит 60 руб. (1200 руб. / 20 дн.), а за 14 отработанных дней — 840 руб. (60 руб. x 14 дн.).
    В целях налогообложения прибыли в расходы можно включить сумму 840 руб.

    Теперь рассмотрим ситуацию по выплате компенсации с точки зрения «зарплатных» налогов.
    Как известно, компенсационные выплаты не являются доходом сотрудников, поэтому НДФЛ платить не надо (п. 3 ст. 217 НК). Не облагается компенсация и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК), а также пенсионными взносами. Однако как в статье 217, так и в статье 238 есть оговорка о том, что компенсации должны быть «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации». Как говорилось выше, такие нормы действительно существуют (Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Правда, они разработаны лишь для расчета налога на прибыль. Спор о том, использовать или нет эти нормы при расчете других налогов, идет давно. Специалисты Минфина и налоговики убеждены, что раз специальные ограничения для НДФЛ и ЕСН не разработаны, то подойдут и лимиты, определенные для прибыли. Соответственно, размер компенсации за использование личного транспорта, превышающий установленные нормы, должен облагаться налогом на доходы физических лиц в установленном порядке (Письма Минфина России от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84, от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, Письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/[email protected]).

    Читайте так же:  Что относится к конкурентным способам определения поставщика

    Однако судьи в подобных ситуациях чаще всего встают на сторону фирм. Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210 указано: «когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога к другому налогу, он использует такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога». В статьях 217 и 238 такая отсылка отсутствует. Да и сам Налоговый кодекс утверждает: закон должен быть написан так, чтобы «каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить» (п. 6 ст. 3 НК). Следовательно, по мнению арбитров, компенсация за использование личного автотранспорта полностью не облагается НДФЛ и ЕСН. Положительным примером является и Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006-2035А.

    Более того, в пользу организации по данным спорам высказался и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06: «Предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92, установлены в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса в целях формирования расходов налогоплательщиков — организаций при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категории налогоплательщиков — физических лиц».
    А вот ФАС Уральского округа в Постановлении от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2 вынес решение в пользу налогового органа, доначислившего НДФЛ на всю сумму компенсации, выплаченной сотруднику. Правда, решающую роль сыграло то обстоятельство, что организацией не были представлены соглашение, заключенное между работником и работодателем, о размере компенсации, а также расчеты (калькуляция) выплачиваемых работникам компенсаций. Поэтому позаботьтесь о наличии в организации всех этих документов в случае, если вы приняли решение не удерживать НДФЛ со всей суммы компенсации.

    Если компания желает избежать споров с налоговыми органами, то в случае превышения размера компенсации над нормативом она может принять решение заплатить НДФЛ. С соцналогом проще. Поскольку сверхлимитную выплату не учитывают при налогообложении прибыли, то в любом случае не надо облагать ее единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК) и, соответственно, страховыми взносами в Пенсионный фонд.
    Но также не нужно забывать и о наличии документов, подтверждающих использование личного авто сотрудника в служебных целях. Такими документами могут быть путевые, маршрутные листы. Причем указание в этих документах (помимо всех остальных обязательных реквизитов) мест следования автомобиля может быть недостаточным. В судебной практике можно встретить решения, в которых суд принял сторону налоговых органов на том лишь основании, что маршрутные листы не содержали отметок о пребывании в месте посещения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 января 2007 г. № А05-5764/2006-20). В итоге суд сделал вывод, что размер расходов за использование авто подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ. Поэтому по возможности в целях исключения налоговых рисков позаботьтесь о наличии таких отметок в подтверждающих документах.

    Используем мобильный телефон сотрудника
    При выполнении своих трудовых обязанностей сотрудникам часто приходится делать звонки с мобильных телефонов в «служебных целях». Многие компании, понимая данную ситуацию, компенсируют сотрудникам часть расходов на мобильную связь, либо выдают им сим-карты, предназначенные исключительно для осуществления «служебных» звонков.
    При этом не многие компании наряду с выдачей сим-карты готовы предоставить сотрудникам мобильный телефон. Поэтому сотрудники вынуждены использовать в служебных целях личные мобильные телефоны. Если компания не будет выплачивать им компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, могут возникнуть негативные последствия. Дело в том, что использование личного телефона сотрудника в служебных целях (использование личного телефона для звонков по долгу службы) налоговики могут расценить как получение компанией от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов), которое должно формировать внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ). Такая позиция изложена, к примеру, в Письме УФНС по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156.

    Что касается НДФЛ, то денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (Письмо УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115). В этом же письме говорится, что организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

    Источник: ЗАО АК «Арт-Аудит»

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Альбина Островская, ведущий налоговый специалист консалтинговой компании «ТаксОптима»

    Источники


    1. Эрлих, А.А. Технический анализ товарных и финансовых рынков. Прикладное пособие; М.: Инфра-М, 2012. — 176 c.

    2. Общее образование. Школа, гимназия, лицей. Юридический справочник директора, учителя, учащегося. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 592 c.

    3. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
    4. Ведерников, А. Н. Конституционное право личности на судебную защиту в законодательстве и судебной практике России / А.Н. Ведерников. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2017. — 152 c.
    Компенсация за использование личного имущества
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here